• ×

03:14 مساءً , الأحد 1 ربيع الأول 1439 / 19 نوفمبر 2017

سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

*سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها
بجمعية البر الخيرية بوادي بن هشبل

مقدمــة
الحمــد لله رب العالمين و الصـــلاة و الســـلام على نبينـــا محمد و على آلــــه و صحبه أجمعين . أما بعـــــد
فإن جمعية البر الخيرية بوادي بن هشبل جمعية أهلية تطوعية تسعى لتقديم الخدمـــات الإنسانية (البر و التنمية) من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعيــــــــــن, وبإخلاصهم و أمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولآت الأمـــر ووزارة العمـــل و التنمية الاجتماعيــــة لتحقيق رؤية المملكة 2030 إلى واقـــع ونشاط ملموس يرتقي إلى الأهـــداف السامية التي من أجلها أنشأت الجمعيــة وحرص مجلس الإدارة على عمل دليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.


النطاق


يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص : -

1 ) رؤساء الأقسام .
2 ) إدارة الجمعية .
3 ) المسؤولين التنفيذين
حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.


إدارة الوثائق


على إدارة الجمعية وجميع الأقسام ومسؤول الوثائق الاحتفاظ بجميع الوثائق في خزانات خاصة وما زادت مدة الحفظ عن خمس سنوات يحفظ بالأرشيف وتجرد على مسؤول الأرشيف وعند نهاية المدة الزمنية تقوم اللجنة بتحديد الوثائق التي تتلف وتعد محضر بذلك وتشمل الآتي:
  • اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .
  • سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه .
  • سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها
(بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسبب .
  • سجل اجتماعات الجمعية العمومية .
  • سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .
  • السجلات المالية والبنكية والعُهد .
  • سجل الممتلكات والأصول .
  • ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .
  • سجل المكاتبات والرسائل .
  • سجل الزيارات .
  • سجل التبرعات .
  • أي ملفات محفوظ بها تعاميم أو سجلات أو بيانات
  • أي أوراق تحمل معلومات وبيانات مهم وتحتاجها الجمعية في أي وقت لاحق
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.


الاحتفاظ بالوثائق


  • تم تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لدى الجمعية
  • وتم تقسمها إلى التقسيمات التالية:
  • 1- حفظ لمدة 4 سنوات.
  • 2- حفظ لمدة 10 سنوات .
  • 3- حفظ دائم .
  • اللائحة المرفقة توضح نوع السجلات في كل قسم.
  • يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات
  • يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها
  • يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
  • يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.


إتلاف الوثائق


تم تكوين لجنة تحديد الوثائق المعدة للإتلاف واتلافها وهم :
* *
م
الاسم
عمله في الجمعية
عمله في اللجنة
1
محمد مبارك الشهراني
رئيس القسم الاداري والمالي
رئيس اللجنة
2
حمود عايض الشهراني
محاسب
عضو
3
سعود حمود الشهراني
خدمات عامة
عضو
*
تم تعيين / محمد مبارك الشهراني مسئولاً عن حفظ وإتلاف السجلات
وعليه مسئولية إعداد محضر بما يتم اتلافه وتحديد طريقة اتلاف الوثائق بالحرق أو الدفن واتخاذ كافة التدابير والاحتياطات اللازمة للتأكد من اتلاف الوثائق اتلافاً تاماً وعدم حصول ضرر على الممتلكات العامة والخاصة وأن يحدد مكان الإتلاف ووقته ويبلغ بذلك لجنة اتلاف الوثائق وأن تحضر اللجنة عملية الإتلاف ويزود مجلس إدارة الجمعية بتقرير مفصل عن ذلك .


بيان بأسماء السجلات ومدة الاحتفاظ بكل سجل


السجلات التي يحتفظ بها حفظاً دائماً
م
السجلات
1
النظام الأساسي للجمعية
2
جميع اللوائح التنظيمية
*3
سجل الممتلكات والأصول
4
سجل الزيارات
5
سجل التأمينات الاجتماعية
6
شهادة تسجيل الجمعية
7
التعاميم المستديمة
8
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية
9
سجل اجتماعات مجلس الإدارة وقرارات المجلس
10
تقارير المحاسب القانوني السنوية
11
محاضر اجتماعات الجمعية العمومية
12
السجلات المالية والبنكية والعهد
13
معلومات المستفيدين من خدمات الجمعية
السجلات التي يحتفظ بها لمدة عشر سنوات
01
سجل التبرعات
02
السندات المالية ( القبض الصرف )
03
سجل المكاتبات والرسائل
04
ملف حفظ الفواتير والإيصالات
السجلات التي يحتفظ بها لمدة أربع سنوات
01
طلبات المساعدات التي لم يعمل عليها اجراء
02
التقارير ربع السنوية التي تنتهي صلاحيتها بالتقرير النهائي للسنة الميلادية
03
التعاميم الإدارية التي ينتهي مضمونها خلال السنتين الأولى أو يصدر تعاميم تلغيها



تم الاطلاع على مضمون سياسة تعارض المصالح بالصيغة السابقة من قبل مجلس الإدارة وموظفي الجمعية وإقرارها واعتمادها والعمل بهذه السياسة اعتبارا من تاريخ 1/11/1438هـ وعلى ذلك تم التوقيع وبالله التوفيق


أعضاء مجلس الإدارة
* * * * * *
م
الاسم
المنصب
1
تركي عبد الله ال هشبل
رئيس مجلس الإدارة
2
عائض سعد الشهراني
نائب الرئيس
3
خالد فهيد الشهري
امين الصندوق
4
محمد حمود الشهراني
عضو
5
أحمد سعد الاحمري
عضو
6
أحمد ظافر ال جمعان
عضو
7
محمد سعد الشهراني
عضو
8
علي شبنان الشهراني
عضو
9
محمد سعيد الشهراني
عضو



موظفي الجمعية


م
الاسم
المنصب
1
علي سعيد علي الشهراني
المدير التنفيذي
2
محمد أحمد العاصمي
المساعد ورئيس قسم التسويق
3
حمود عايض الشهراني
المحاسب
4
عبد الرحمن عايض الشهراني
رئيس قسم الخدمة الاجتماعية
5
محمد مبارك الشهراني
رئيس القسم الاداري والمالي
6
علي عبد الله البحر
السكرتير
7
عبد الكريم سعيد ال عشقان
أخصائي علاقات عامة
8
ناصر محمد ال ضباح
الاستقبال
9
سعد سعيد الشهراني
استثمار
10
سعيد سعد الشهراني
مندوب
11
علي سعيد محمد الشهراني
باحث اجتماعي
12
سعود حمود الشهراني
خدمات مساندة
13
ظافر علي دخيل
اعلام
14
سعيد مسفر ال فاضل
مستشار ومدرب
15
شبنان محمد الشهراني
مدير فرع
16
ظافر حمود الشهراني
مساعد مدير فرع
17
مبارك سعد الاسمري
مدير فرع
18
جمعان عبد الله الشهراني
مدير فرع
19
أحمد ظافر ال مجعدة
مساعد مدير فرع
20
ايمان عبد الله الشهراني
رئيسة القسم النسائي
21
فاطمة أحمد الاحمري
باحثة اجتماعية
22
ذهب حمد الشهراني
منسقة برامج وانشطة
23
حنان فايز الاسمري
موظفة خدمات


 0  0  70  01-01-1438 09:00 صباحًا